Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования


НазваниеИнструкция по делопроизводству администрации муниципального образования
страница7/17
ТипИнструкция
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   17

7.6. Порядок контроля выполнения служебной корреспонденции
7.6.1. Контролю подлежит вся служебная корреспонденция, поступившая в адрес администрации муниципального образования Темрюкский район, ее руководителей и зарегистрированная в общем отделе управления делами.

7.6.2. После регистрации общим отделом поступающая корреспонденция направляется главе муниципального образования, его заместителям согласно распределению их обязанностей.

7.6.2. Служебные письма после рассмотрения и внесения их резо­люций в автоматизированную программу возвращаются в общий отдел.

7.6.3. Общий отдел направляет служебные письма непосредственным исполнителям.

7.6.4. Продолжительность контроля, его срок, форма, содер­жание, исполнитель (или исполнители) определяются резолюци­ей руководителя исходя из сроков, установленных законодатель­ством, и содержания служебного письма.

Служебные письма подлежат выполнению в следующие сро­ки:

с конкретной датой выполнения — в указанный срок;

согласно резолюции руководителя («Срочно» - в 3-дневный срок, «Оперативно»- в 10-дневный срок, без указания срока - не более 30 календарных дней со дня регистрации в общем отделе);

по запросам, депутатов Государст­венной Думы (депутатскому запросу), депутатов Законодательно­го Собрания Краснодарского края, депутатов Совета муниципального образования - безотлагательно (то есть в течение 3 дней), а при необходимости получения дополнитель­ных материалов - не позднее чем через 30 календарных дней со дня регистрации обращения в общем отделе.

Если последний день срока выполнения служебного письма приходится на нерабочий или праздничный день, то письмо под­лежит выполнению не позднее последнего рабочего дня, предше­ствующего нерабочему.

Дата выполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационной карточке автоматизированной компьютерной программы или в журнале регистрации поступающей корреспонденции.

7.5.5. При необходимости изменения срока выполнения слу­жебного письма ответственный исполнитель представляет на имя главы муниципального образования Темрюкский район мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3 дней до истечения этого срока.

Продление срока выполнения служебных писем, полученных из вышестоящих органов, допускается в исключительных случа­ях, когда выполнение поручения невозможно осуществить в ука­занный срок по объективным причинам. В этом случае ответст­венный исполнитель готовит проект письма за подписью автора резолю­ции в адрес корреспондента с мотивированным обоснованием необходимости продления срока, с указанием степени объективности переноса срока и указанием планируемой даты выполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты написания поручения. Сроки выполне­ния срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Обо всех случаях изменения срока выполнения служебного письма ответственный исполнитель информирует общий отдел, который вносит измене­ния в регистрационную карточку автоматизированной програм­мы.

7.6.6. Снятие документа с контроля осуществляется общим отделом отметкой о выполнении в регистрационной карточке автоматизированной программы.

Документ считается выполненным и снимается с контроля после фактического выполнения резолюции, документированно­го подтверждения выполнения и сообщения результатов заинте­ресованным организациям и лицам, а также общему отделу.

7.6.7. Общий отдел еженедельно анализирует соблю­дение сроков выполнения служебных писем и представляет информацию начальнику управления делами и заместителю главы муниципального образования Темрюкский район, в чьем подчинении находится управление делами, ежемесячно выборочно в отдельных структурных подразделениях администрации осуществляет контроль реальности обозначенных в регистрационных карточ­ках сроков выполнения служебной корреспонденции.

7.6.8. Согласно плану работы, утвержденному главой муниципального образования Темрюкский район или заместителем главы, общий отдел ежемесячно осуществляет проверку сроков выполнения служеб­ной корреспонденции выборочно в структурных подразделениях администрации.


8. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ

С ДОКУМЕНТАМИ
8.1. Печатание документов
8.1.1. Печатание документов осуществляется в приемных адми­нистрации муниципального образования Темрюкский район, в структурных подразделениях администрации с использованием компьютерной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции.

.

8.1.2. Передаваемые для выполнения печатных работ материалы должны быть написаны разборчиво на одной стороне листа с соблюдением правил орфографии и пунктуации, с использованием только фиолетовых, синих или черных чернил. Не принимаются для печати материалы, написанные небрежно, неразборчивым почерком, отредактированные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии, уменьшенные и нечеткие копии материалов.

При подготовке материалов к печати особое внимание следу­ет обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специ­альных терминов, наименование организаций, иностранных слов и географических названий. Разрешается применять только об­щепринятые сокращения слов.

8.1.3. Материал для сканирования должен быть чистой копи­ей отпечатанного документа. Отформатированный материал по­сле сканирования при необходимости сохраняется в электронном виде (3,5 дюйма).

8.1.4. Документы готовятся в текстовом редакторе Microsoft
Word, как правило, через одинарный интервал на листах бумаги формата А4 или на бланках установленной формы. Мате­риалы, подлежащие дополнительному редактированию, печата­ются через полуторный интервал. Допускается выполнение работ на листах формата А5.
8.2. Выполнение копировально-множительных работ
8.2.1. Выполнение копировально-множительных работ в ад­министрации муниципального образования Темрюкский район производится в общем отделе и на копировальных аппаратах, ус­тановленных в структурных подразделениях администрации.

8.2.2. В общем отделе тиражи­руются только служебные документы и материалы.

Копирование бланков документов, используемых в админи­страции муниципального образования Темрюкский район, не разрешается.

8.2.3. Служебные документы и материалы, подлежащие копированию, должны быть в несброшюрованном виде, напечатаны четко и разборчиво на листах бумаги форматом не более A3.

8.2.4. Копирование материалов и документов осуществляется в порядке их поступления. Срочность копирования документов определяется начальником общего отдела и подтверждается соответствующей пометкой на бланке заказа.

8.2.5. Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с подлинником документа.

8.2.6. На копировально-множительных аппаратах, установ­ленных в приемных администрации, разре­шается копирование служебных документов и материалов небольшого­ объема и тиража.

8.2.7. Ответственность за правильное использование копиро­вальной техники и учёт выполняемых работ несет работник, от­ветственный за делопроизводство в структурном подразделении администрации.
9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
9.1. Общие положения
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве администрации муниципального образования Темрюкский район и их передачу на архивное хранение в соответствии с требованиями, установленными государствен­ными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству архивного отдела, управления по делам архи­вов Краснодарского края и других органов исполнительной вла­сти Краснодарского края.

Основными видами работ, обеспечивающих правильную ор­ганизацию документов в делопроизводстве, являются составле­ние номенклатуры дел и формирование дел.

Положения настоящего раздела применяются для организа­ции ведения делопроизводства в органах исполнительной власти муниципального образования Темрюкский район.

9.2. Составление номенклатуры дел
9.2.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группи­ровки выполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для со­ставления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включи­тельно) хранения.

9.2.2. Сводная номенклатура дел администрации муниципального образования Темрюкский район разрабатывается общим отделом управления делами на основании номенклатур дел структурных подразделений администрации, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) ад­министрации муниципального образования Темрюкский район, начальником архивного отдела и ут­верждается главой муниципального образования Темрюкский район. Образец формы номенклатуры дел приведен в приложе­нии № 32 к настоящей Инструкции.

Номенклатура дел структурного подразделения администра­ции муниципального образования Темрюкский район составляется лицом, ответ­ственным за ведение делопроизводства, подписывается руково­дителем подразделения и представляется в общий отдел, юридическими лицами – в архивный отдел администрации.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения.

9.2.3. Сводная номенклатура дел администрации муниципального образования Темрюкский район в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утвер­ждается главой муниципального образования Темрюкский район и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения администрации получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

9.2.4. Сводная номенклатура дел администрации печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в раздел но­менклатуры дел общего отдела. Второй экземпляр используется в качестве рабочего, третий - передается в архивный отдел.

10.2.5. Сводная номенклатура дел согласовывается с архивным отделом и ЭК не реже чем один раз в 5 лет. В случае изменения функций и структуры администрации муниципального образования Темрюкский район, ее структурных подразделений номенклатура­ дел подлежит пересмотру, согласованию и утвержде­нию независимо от срока ее согласования.

10.2.6. Названиями разделов сводной номенклатуры дел администрации являются названия ее струк­турных подразделений. В номенклатуре дел разделы располага­ются в соответствии с утвержденной структурой администрации муниципального образования Темрюкский район.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы администрации, в том числе заголовки дел с грифом «Для служебного поль­зования».

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Если в течение года возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные номенклатурой документы, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера. Каждый раздел номенклатуры дел печатается с нового листа.

9.2.7. В первой графе номенклатуры дел проставляются ин­дексы каждого включенного в нее дела. Индекс состоит из циф­рового обозначения структурного подразделения администрации и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются парой арабских цифр. Например: 01-01, где первая пара цифр 01 – номер структурного подразделения, вторая - порядковый номер заголовка дела. Образец оформления номенклатуры дел с присвоением индексов приведен в приложе­нии № 33 к настоящей Инструкции.

9.2.8. Во вторую графу номенклатуры дел включаются заго­ловки дел. Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел могут уточ­няться в процессе формирования и оформления.

9.2.9. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структур­ных подразделений администрации; для пе­реходящих дел индекс сохраняется.

9.2.10. Третья графа номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

9.2.11. В четвертой графе указываются сроки хранения дел и номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2000).

9.2.12. В графе пятой указываются названия перечней доку­ментов, использованных для определения сроков хранения дел, здесь же проставляются отметки о заведении дел, переходящих делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, передаче дел в другие структурные подраз­деления администрации.

9.2.13. По окончании календарного года в конце номенкла­туры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел постоянного и временного срока хранения.
9.3. Формирование дел
9.3.1. Формированием дел называется группировка испол­ненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

9.3.2. Дела формируются децентрализовано, то есть в структурных подразделениях администрации муниципального образования Темрюкский район.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

документы постоянного и временного сроков хранения груп­пируются в отдельные дела;

в дело помещаются документы, которые по своему содержа­нию соответствуют заголовку дела;

запрещается группировать в дела черновые и дублетные эк­земпляры документов, а также документы, подлежащие возврату;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформ­лен в соответствии с установленными требованиями;

в дело группируются документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела, личные дела;

дело должно содержать не более 250 листов при толщине де­ла не более 4 сантиметров.

Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке.

9.3.3. Уставы, положения, инструкции, утвержденные правовыми актами администрации муниципального образования Темрюкский район, являются приложениями к ним и группируются вместе с указан­ными документами. Если же они утверждены в качестве само­стоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приложение объемом свыше 250 листов составляет отдель­ный том, о чем в деле делается отметка.

9.3.4. Правовые акты администрации муниципального образования Темрюкский район группируются отдельно от распоряжений по лич­ному составу.

Нормативные правовые акты и организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты группируются отдельно от их проектов.

При большом количестве документов распоряжения по личному составу, касающиеся различных сторон деятельности (прием на работу, увольнение и перемещение, командирование, премирование сотрудников), целесообразно группировать в само­стоятельные дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологиче­ском порядке по мере их поступления.

Лицевые счета по заработной плате группируются в само­стоятельные дела и располагаются в порядке алфавита по фами­лиям.

9.3.5. Предложения, заявления и жалобы граждан по вопро­сам работы организаций и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

9.3.6. Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, до­кумент-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
9.4. Оформление дел
9.4.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по лич­ному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформ­ление реквизитов обложки дела по установленной форме, нуме­рацию листов в деле, составление листа-заверителя дела, состав­ление в необходимых случаях внутренней описи документов де­ла, подшивку и переплет дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения допускается хра­нить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать.

9.4.2. Обложка дела оформляется по установленной форме, образец которой приведён в приложении № 34 к настоящей Инструкции. На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название - администрация муниципального образования Темрюкский район, наименование структурно­го подразделения администрации, заголовок дела, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов, архивный шифр дела.

Дела постоянного срока хранения и по личному составу нумеруются.

9.4.3. Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

При написании заголовка дела за основу берется формули­ровка, данная в номенклатуре дела.

Не допускаются неконкретные формулировки: «Разные мате­риалы», «Общая переписка» и т. д. Заголовки дел могут уточ­няться в процессе формирования и оформления дел.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в сле­дующей последовательности:

название вида дела (переписка, журнал и т. д.) или разновид­ностей документов (протоколы, распоряжения и т. д.);

название организации (администрация муниципального образования Темрюкский район или ее структурное подразделение)

автор документа;

название организации, которой будут адресованы или от ко­торой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

краткое содержание документов дела;

даты, к которым относятся документы дела;

указание на копийность документов дела.

Состав элементов заголовка дела определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопро­су, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности доку­ментов, которые должны быть сгруппированы в деле. Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Например:
Документы к постановлению администрации муниципального образования Темрюкский район от______№ _______ (проекты постановлений, информации, справки и т.д.).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не указываются.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, ес­ли переписка ведется только с ним.

Если дело состоит из нескольких томов, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются за­головки каждого тома, уточняющие содержание заголовка дела.

9.4.4. Даты на обложке должны соответствовать году заве­дения и окончания дела. Крайними датами дела являются: на­чальная дата дела - дата самого раннего документа и конечная дата - дата самого позднего документа в деле.

При этом учитываются даты поступающих и отправляемых доку­ментов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов). При определении крайних дат не учитываются даты резолюций, отметок исполнителя, за исключением случаев, когда на доку­ментах не имеется других дат, кроме перечисленных. При напи­сании крайних дат на обложках дел постоянного срока хранения число и год проставляются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

9.4.5. Листы в деле нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются в следующем порядке: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Листы приложения к делу, составляющего отдельный том, нумеруются отдельно.

9.4.6. После завершения нумерации листов составляется заверительная подпись, которая располагается в конце дела (приложение № 35). Заверительная подпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной подписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная подпись подписывается ее составителем с указанием инициалов, фамилии, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке в соответствии с заверительной надписью.

9.4.7. Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2000) и Перечне типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения (Москва, 1999).

На дела постоянного срока хранения пишется: «Хранить постоянно».

10.4.8. Для учета документов определенных категорий постоянного срока хранения и по личному составу, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение № 36).

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного срока хранения и по личному составу, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документа.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая опись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием инициалов, фамилии, должности и даты составления описи.

9.4.9. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
9.5. Экспертиза ценности документов
9.5.1. Экспертиза ценности документов проводится для ус­тановления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сро­ков хранения на основе принятых критериев.

9.5.2. Экспертиза ценности документов осуществляется еже­годно.

9.5.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов распоряжением администрации муниципального образования Темрюкский район создается постоянно действующая ЭК.

9.5.4. ЭК организует свою работу в соответствии с положе­нием о ней, утверждаемым главой муниципального образования Темрюкский район.

9.5.5. Отбор документов для постоянного хранения прово­дится на основании Перечня типовых управленческих докумен­тов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сро­ков хранения (Москва, 2000) и сводной номенклатуры дел администрации муниципального образования Темрюкский район.

9.5.6. Экспертиза ценности документов проводится членами ЭК администрации муниципального образования Темрюкский район.

9.5.7. Экспертиза ценности документов в структурных подразделениях проводится работниками структурных подразделений, ответственными за архив, совместно с ЭК администрации под непосредственным методическим руководством архивного отдела.

9.5.8. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются:

отбор документов, подлежащих постоянному и временному (свыше десяти лет) хранению;

выделение к уничтожению документов и дел временного сро­ка хранения и с пометкой «До минования надобности», сроки хранения которых истекли.

Отбор документов для постоянного хранения проводится пу­тем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хране­ния подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, чер­новики, неоформленные копии документов, факсограммы, доку­менты, подлежащие возврату, и документы с временными срока­ми хранения. Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника доку­мента, имеющего практическое, информационное или научное значение.

С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело.

Подшивка дел производится только после проведения экспер­тизы ценности документов.

9.5.9. По результатам экспертизы ценности документов ра­ботниками, ответственными за архив, составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение № 37).

9.5.10. Документы, не подлежащие сдаче в архивный отдел администрации и с истекшими сроками хранения, сдаются на уничтожение по акту, который утверждается заместителем главы муниципального образования Темрюкский район и хранится постоянно (приложение № 38).
9.6. Составление описи дел
9.6.1. Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для учета и раскрытия его содержания. От­дельная опись представляет собой перечень дел с самостоятель­ной валовой (порядковой) законченной нумерацией (приложение № 39).

9.6.2. Ежегодно работниками, ответственными за архив, со­ставляются описи дел постоянного хранения на завершенные и оформленные дела всех структурных подразделений админист­рации муниципального образования Темрюкский район.

9.6.3. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядко­вым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносится в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи - валовой;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми све­дениями, которые вынесены на обложку дела;

Описи дел печатаются в четырех экземплярах, согласовыва­ются с ЭК администрации муниципального образования Темрюкский район, утверждаются главой муниципального образования Темрюкский район.

По истечении установленного ведомственного срока хране­ния (5 лет) дела по акту передаются на хране­ние в архивный отдел.
9.7. Подготовка и передача документов

в ведомственный архив администрации

муниципального образования Темрюкский район
9.7.1. С момента заведения и до передачи в ведомственный архив администрации муниципального образования Темрюкский район (далее - ведомственный архив) дела хранятся по месту их формирования. Руководители структурных подразделений и сотрудники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в шкафах в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из неё помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.

9.7.2. В ведомственный архив передаются дела с ис­полненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Их передача осуществляется только по описям дел (приложение № 37).

9.7.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в ведомственный архив после истечения двухлетнего срока их хранения и ис­пользования в структурном подразделении администрации.

9.7.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях администрации муниципального образования Темрюкский район и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

9.7.5. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по графику, составленному общим отделом, согласованному с руководи­телями структурных подразделений администрации и утвержденному начальником управления делами.

9.7.6. В период подготовки дел к передаче в ведомственный архив работниками структурных подразделений администрации, ответственными за архив, предварительно проверяется правильность формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Выявленные недостатки в формировании и оформлении дел ответственные за архив обязаны устранить.

9.7.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения администрации муниципального образования Темрюкский район лицо, ответ­ственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприя­тий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет де­ла и передает их в общий отдел (юридические лица – в архивный отдел) независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенк­латуре дел. Ответственность за данную работу возлагается на руководителя структурного подразделения.

9.8. Хранение и использование документов

в ведомственном архиве

9.8.1. Обеспечение сохранности, обработка документов и поиск архивных документов, поступивших на хранение в ведомственный архив, осуществляется работниками общего отдела администрации муниципального образования Темрюкский район.

9.8.2. Документы и дела, находящиеся на хранении в ведомственном архиве, предоставляются ответственным за делопроизводство структурных подразделений администрации под расписку в учётном журнале выдачи документов (на срок не более одной недели).

Работники администрации ответственны за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации. Не разрешается вносить поправки в архивные документы, делать в них пометки, работать с ними вне служебных помещений.

9.8.3. Передача работниками структурных подразделений администрации архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается.

Копии документов из ведомственного архива предоставляются организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения начальника общего отдела управления делами по согласованию с заместителем главы муниципального образования Темрюкский район.

9.8.4. Изъятие документов из дела допускается в исключительных случаях, осуществляется с разрешения заместителя главы муниципального образования Темрюкский район с обязательным изготовлением заверенной копии документа и составлением акта об изъятии подлинника.

Приложения


Приложение № 1

Схема бланка документа с угловым расположением реквизитов на листе бумаги формата А4

к стр. 2

Приложение № 2

Схема бланка документа с продольным расположением реквизитов на листе бумаги формата А4

к стр. 2

Приложение № 3

Состав реквизитов документов и основные требования к их оформлению

к стр. 3

Приложение № 4

Размеры полей на бланках документов

к стр. 8

Приложение № 5

Пример расположения номера страницы

к стр. 9, 41

Приложение № 6

Образец бланка постановления администрации муниципального образования Темрюкский район

к стр. 17

Приложение № 7

Образец бланка распоряжения администрации муниципального образования Темрюкский район

к стр. 17

Приложение № 8

Образец оформления постановления администрации муниципального образования Темрюкский район

к стр. 21, 25, 27

Приложение № 9

Образец оформления распоряжения администрации муниципального образования Темрюкский район

к стр. 21, 27

Приложение № 10

Образец оформления распоряжения администрации муниципального образования Темрюкский район

к стр. 21, 27

Приложение № 11

Образец оформления заявки на рассылку постановления муниципального образования Темрюкский район

к стр. 29

Приложение № 12

Образец оформления заявки на рассылку распоряжения администрации муниципального образования Темрюкский район

к стр. 29

Приложение № 13

Образец бланка с угловым расположением реквизитов (бланк администрации)

к стр. 35

Приложение № 14

Образцы бланка с угловым расположением реквизитов (бланк главы)

к стр. 35

Приложение № 15

Образец формы журнала регистрации выдачи бланков строгого учета в общем отделе

к стр. 36

Приложение № 16

Образец формы журнала регистрации выдачи бланков строгого учета в структурных подразделениях администрации

к стр. 36

Приложение № 17

Образец акта о списании бланков строгого учета

к стр. 36

Приложение № 18

Образец оформления приказа

к стр. 38

Приложение

№ 19, 19 а

Образец оформления протокола совещания

к стр. 40

Приложение № 20

Образец оформления служебного письма

к стр. 42

Приложение № 21

Образец оформления служебной записки

к стр. 43

Приложение № 22

Образец оформления телефонограммы

к стр. 45

Приложение № 23

Образец формы журнала регистрации поступившей корреспонденции

к стр. 46

Приложение № 24

Образец формы журнала регистрации отправляемой корреспонденции

к стр. 36, 47

Приложение № 25

Образец заполнения контрольного листа

к стр. 51

Приложение № 26

Образец формы учета поручений

к стр. 51

Приложение № 27

Образец формы уведомления

к стр. 53

Приложение № 28

Образец формы представления предложений по «часам контроля»

к стр. 56

Приложение № 29

Образец формы сводного графика проведения «часа контроля»

к стр. 56

Приложение № 30

Образец плана подготовки «часа контроля»

к стр. 57

Приложение № 31

Образец порядка проведения «часа контроля»

к стр. 58

Приложение № 32

Образец формы номенклатуры дел

к стр. 63

Приложение № 33

Образец заполнения формы номенклатуры дел

к стр. 64

Приложение № 34

Образец оформления обложки номенклатурного дела

к стр. 66

Приложение № 35

Образец заверительной подписи при оформлении архивных документов

к стр. 68

Приложение № 36

Образец формы внутренней описи архивных документов

к стр. 68

Приложение № 37

Образец формы описи архивных дел

к стр. 70,71

Приложение № 38

Образец формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

к стр. 70


Приложение № 1

1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   17

Похожие:

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег»
В целях упорядочения деятельности администрации муниципального образования «Толонский наслег» и в целях повышения эффективности и...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение
Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования...
Администрации муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия (далее – Инструкция) устанавливает требования к документированию...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района
Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, Уставом Новохоперского муниципального района, Регламентом...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования...
Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации
Признать утратившим силу Постановление Администрации мо «Канинский сельсовет» нао от 07. 04. 2010 №8 «Об утверждении инструкции по...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального...
Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения...
«Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения...
«Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству пермь 2005
Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
www.filling-form.ru

Поиск