Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования


НазваниеИнструкция по делопроизводству администрации муниципального образования
страница4/17
ТипИнструкция
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   17

АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ТЕМРЮКСКИЙ РАЙОН




4.1. Подготовка проекта договора (соглашения) осуществля­ется:

по поручению главы муниципального образования Темрюкский район или его заместите­лей;

по инициативе структурного подразделения администрации муниципального образования Темрюкский район.

4.2. Текст проекта договора (соглашения) оформляется в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации и Краснодарского края, международного права к содержанию соответствующего вида договора (соглашения) и согласно предварительной договоренности с другой стороной (сторонами) договора. Количество подлинных экземпляров договора (соглашения) должно соответствовать числу сторон, участвующих в нем.

4.3. Правовое управление вправе запрашивать документы, необходимые для проведения правовой экспертизы проекта договора (соглашения). К проекту договора (соглашения) прикладывается лист согласования, который визируется руководителем структурного подразделения администрации, внесшим проект договора (соглашения); директором муниципального учреждения «Централизованная бухгалтерия», если договор (соглашение) предусматривает оплату услуг из средств местного бюджета; начальником правового управления; заместителем главы муниципального образования Темрюкский район, курирующим данное направление деятельности. Виза начальника правового управления подтверждает, что проект договора не противоречит действующему законодательству.

4.4. Подлинные экземпляры договоров заверяются гербовой печатью администрации муниципального образования Темрюкский район.

4.5. После подписания и вступления в силу договора (соглашения) один подлинный экземпляр договора, предназначенный для администрации муниципального образования Темрюкский район, поступает в структурное подразделение администрации по принадлежности. Регистрация всех договоров (соглашений) осуществляется в правовом управлении. Хранение договоров (соглашений) – в структурном подразделении, подготовившем договор (соглашение) в соответствии с требованиями, предъявляемыми к сохранности документов ад­министрации муниципального образования Темрюкский район.

5. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ СЛУЖЕБНЫХ

ДОКУМЕНТОВ
5.1. Бланки документов
5.1.1. В администрации муниципального образования Темрюкский район применяются следующие бланки документов:

бланки с указанием должности руководителя муниципального образования Темрюкский район;

бланки с наименованием исполнительного органа муниципального образования Темрюкский район;

бланки с указанием наименования структурного подразделе­ния администрации;

бланки правовых актов администрации муниципального образования Темрюкский район.

5.1.2. Бланки изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов. На бланках с продольным расположением его реквизиты располагаются по центру (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ текстового поля). На бланках с угловым расположением его реквизиты располагают в левом верхнем углу.

Изображение герба муниципального образования Темрюкский район на бланках с угло­вым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк с наименованием организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля.

Образцы бланков с угловым расположением реквизитов приведены в приложениях № 13, 14 к настоящей Инструкции.

5.1.3. Бланки правовых актов администрации муниципального образования Темрюкский район имеют продольное расположение реквизитов.

Бланки служебных писем в администрации муниципального образования Темрюкский район имеют угловое расположение реквизитов.

Бланк структурного подразделения администрации разрабатывается с соблюдени­ем требований настоящей Инструкции и по согласованию с управлением делами. В положение о структурном подразделении обязательно включается пункт о наличии бланка, правилах его использования.

5.1.4. Бланки служебных документов изготавливаются на листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм).

5.1.5. В администрации муниципального образования Темрюкский район используются бланки документов, изготовленные только типографским способом.

Изготовление бланков на компьютерных принтерах и копиро­вально-множительных аппаратах не допускается.

5.1.6. При изготовлении бланков служебных документов должен использоваться шрифт Times New Roman № 10, 12, 14, 16.

5.1.7. В администрации муниципального образования Темрюкский район бланки, используемые для оформления служебных документов (писем, доверен­ностей, справок и т.д.) главы муниципального образования Темрюкский район, а также бланк «Администрация муниципального образования Темрюкский район» являются бланками строгого учета. Образцы бланков приведены в приложениях №13, 14 к настоящей Инструкции.

5.1.8. Оформление заказа, получение, хранение и выдачу бланков строгого учета осуществляет общий отдел управления делами администрации.

Хранение бланков строгого учета в общем отделе, в структурных подразделениях администрации должно осуществляться в надежно запираемых шкафах.

5.1.9. Выдача бланков строгого учета ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях администрации производится в общем отделе. В структурных подразделениях администрации выдача бланков исполнителям производится ответственным за делопроизводство. При этом факт выдачи бланков строгого учета регистрируется в специальном журнале (приложения № 15, 16). Тем самым обеспечивается возможность установления получателя бланков, номеров бланков, наличие подписи получателя бланков. При регистрации исполненных на бланке документов в журнале регистрации отправляемой корреспонденции указывается номер использованного бланка (приложение № 24).

Журналы регистрации выдачи бланков строгого учета вклю­чаются в сводную номенклатуру дел администрации муниципального образования Темрюкский район.

5.1.10. Уничтожение испорченных и неиспользованных блан­ков строгого учета, возвращенных ответственными за делопро­изводство в структурных подразделениях, осуществляется в общем отделе после списания их согласно акту о списании бланков строгого учета. Образец акта приведен в приложении № 17 к настоящей Инструкции.
5.2. Приказы
5.2.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы структурных подразделений администрации муниципального образования Темрюкский район – юридических лиц.

Проекты приказов готовят и вносят подразделения на осно­вании поручений руководителей. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит отдел кадров структурного подразделения на основании соответствующих документов.

Приказы подписываются руководителем структурного подразделения.

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений администрации, которые готовят и вносят проект.

5.2.2. Проекты приказов и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем соответствующего структурного подразделения, внесшим проект, и работниками, кото­рым в проекте предусматриваются задания и поручения.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся из­менения принципиального характера, то он подлежит перепечат­ке и повторному согласованию.

5.2.3. Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы. Датой приказа является дата его подписания, если иное не оговорено в тексте самого документа.

Приказы нумеруются последовательно в пределах календар­ного года; приказы по основной деятельности и по личному со­ставу нумеруются отдельно.

5.2.4. Текст приказа печатается на бланке установленной формы шрифтом Times New Roman № 14.

Приказ имеет следующие реквизиты:

Герб муниципального образования Темрюкский район;

наименование структурного подразделения;

наименование вида документа – П Р И К А З;

дата и номер.

Указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым способом ; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.

Например:

03.07.2008 № 44

5.2.5. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается полужирным шрифтом через один одинарный межстрочный интервал. Например:

О командировании работников

управления образованием на краевой Форум

«Создай себя сам»
Заголовок к документам, оформленным на бланках с про­дольным расположением реквизитов, выравнивается по центру границ текстового поля.

Текст отделяется от заголовка двумя - тремя одинарными межстрочными интервалами, печатается шрифтом № 14 через один одинарный межстрочный интервал от левой границы тек­стового поля и выравнивается по левой и правой границам тек­стового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 15 мм от левой границы текстового поля.

5.2.6. Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименова­ние документа в творительном падеже, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается вразрядку строчными бук­вами.

Распорядительная часть приказа должна содержать перечис­ление предписываемых действий с указанием исполнителя каж­дого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть мо­жет делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются араб­скими цифрами. Действия однородного характера могут быть пе­речислены в одном пункте. В качестве исполнителей указывают­ся структурные подразделения или конкретные должностные ли­ца. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за выполнением приказа.

5.2.7. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...». В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до све­дения...». Подразделения (должностные лица), до сведения кото­рых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, кото­рый исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

5.2.8. Визы включают должности визирующих, личные подписи, инициалы, фамилию и дату. Место расположения виз аналогично их расположению на проектах правовых актов администрации муниципального образования Темрюкский район.

Подпись состоит из наименования должности лица, подпи­савшего документ, личной подписи, инициалов, фамилии.

Приложения к приказу подписываются руководителем струк­турного подразделения, подготовившего проект.

5.2.9. Совместные приказы структурных подразделений администрации печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка.

При оформлении совместного приказа:

наименования структурных подразделений располагаются на одном уровне;

наименование вида документа - П Р И К А З - располагается по центру от границ текстового поля;

дата совместного приказа - единая, соответствует дате более поздней подписи; располагается по центру от границ текстового поля;

регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номе­ров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

подписи руководителей структурных подразделений располагаются ниже текста на одном уров­не.

5.2.10. Образец оформления приказа приведен в приложе­нии № 18 к настоящей Инструкции.
5.3. Положения, правила, инструкции
5.3.1. В положении устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции данного органа.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязатель­ные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законов и иных нормативных правовых актов.

Положения, правила и инструкции применяются как само­стоятельные правовые акты, которые подписываются руководи­телем, или как акты, утверждаемые исполнительным органом муниципального образования Темрюкский район; утверждение оформ­ляется в форме грифа утверждений или путем издания правового акта об их утверждении.

Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении главы муниципального образования Темрюкский район, его заместителей.

5.3.2. Порядок подготовки проекта положения, правил и ин­струкции соответствует общему порядку подготовки проектов правовых актов администрации муниципального образования Темрюкский район.

5.3.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на листах бумаги формата А4. Порядок оформления грифа утверждения описан в пунктах 2.14-2.17 настоящей Инструкции.

Текст излагается от третьего лица единственного или множе­ственного числа. В тексте используются слова «должен», «следу­ет», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

5.3.4. Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «о чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «чья?» (Должностная ин­струкция главного специалиста).

5.3.5. Констатирующей частью положения (правил, инструк­ции) служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, сфера его распространения, ответствен­ность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может де­литься на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия.

Разделы нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунк­тов и подпунктов производится арабскими цифрами, разделен­ными точками.
5.4. Протоколы
5.4.1. Протокол составляется на основании записей, сделанных во время совещания (заседания), представлен­ных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Осуществление записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального ор­гана или работников соответствующих структурных подразде­лений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст прото­кола должен быть подготовлен не позднее чем через три дня со дня заседания.

5.4.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в соответст­вующее структурное подразделение администрации вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобно­сти в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного рас­пространения, проставляется пометка «Для служебного пользо­вания» экз.№ ___.

5.4.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты;

председатель;

секретарь;

присутствовали (далее - список присутствовавших или ссыл­ка на прилагаемый список присутствовавших);

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответст­вующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае де­лается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Поста­новление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуж­дения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответ­ствующим вопросам.

5.4.4. Протокол подписывается председательствующим на за­седании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: про­токолы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоко­лов организаций, принимавших участие в заседании.

5.4.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель соответствующего структурного подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов могут заверяться печатью данного органа.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выпи­сок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и могут заверяться печатью.

5.4.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола формата А4 и имеют следующие реквизиты:

наименование документа – П Р О Т О К О Л (печатается от верхней границы текстового поля прописными буквами, полужирным шрифтом № 14);

вид заседания, совещания (отделяется от предыдущего рек­визита двумя одинарными межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру );

место проведения заседания, совещания (указывается при оформлении протоколов в том случае, если оно происходило не на обычном месте; печатается через два одинарных межстрочных интервала после реквизита «вид заседания, совещания», отделяет­ся от него линейкой и выравнивается по центру);

дата, и номер протокола (оформляются цифровым способом и печатаются через два одинарных меж­строчных интервала ниже предыдущего реквизита).

Основная часть протокола печатается через один одинарный межстрочный интервал.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наимено­вание начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается центрованно, с абзацного отступа и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на совещании, и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через один одинарный межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста тремя одинарными межстроч­ными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, инициалы и фамилию.

Наименование должности печатается от левой границы тек­стового поля через один одинарный межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки.

Инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.

Гриф (пометка ограничения доступа к документу) печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземп­ляра печатается ниже грифа (пометки) через два одинарных межстрочных интервала и центрируется по отношению к нему.

Образец протокола приведен в приложении № 19 к на­стоящей Инструкции.
5.5. Служебные письма
5.5.1. Служебные письма структурных подразделений адми­нистрации муниципального образования Темрюкский район готовятся как:

ответы о выполнении поручений администрации Краснодарского края, иных государственных органов;

выполнение полученных поручений по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции администрации муниципального образования Темрюкский район;

ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

инициативные письма.

5.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков выполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать зада­ниям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки под­готовки инициативных писем определяются главой (заместителями главы) муниципального образования Темрюкский район.

Для служебных писем-ответов реквизит, включающий в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ, обязателен. Ссылка в тексте документа на этот реквизит не делается.

5.5.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков служебных писем с изображением герба муниципального образования Темрюкский район средствами электронной множительной техники запрещается.

5.5.4. Письма, подготовленные на бланке формата А4, должны иметь заголовок.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами. Образец нумерации страниц приведен в приложении № 5 к настоящей Инструкции.

5.5.5. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном под­разделении организации - адресата.

При составлении текста письма необходимо руководство­ваться требованиями, изложенными в разделе 2 настоящей Инст­рукции.

5.5.6. Текст письма излагается от третьего лица единственно­го числа. Например:
Управление образованием считает...,
Управление по вопросам семьи и детства по поручению главы муниципального образования Темрюкский район рассмотрело...
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: прошу..., направляю....

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составле­ния письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся осно­ванием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с аб­заца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

5.5.7. Датой письма является дата его регистрации.

Порядок подписания служебных писем изложен в пунктах 2.41, 2.42.

5.5.8. Служебные письма готовятся в двух экземплярах (первый экземпляр -на бланке, второй экземпляр - на обычном листе бумаги).

Экземпляр, остающийся в администрации, визируется руководителем. Об­разец служебного письма приведен в приложении № 20 к на­стоящей Инструкции.

5.6. Служебные записки
5.6.1. Служебная записка - это внутреннее деловое письмо. Основное назначение служебной записки - оперативный обмен документированной служебной информацией между работника­ми структурных подразделений администрации.

5.6.2. В зависимости от содержания и предназначения различают следующие основные виды служебных записок:

докладные записки; информационные записки; аналитические записки; пояснительные записки; объяснительные записки.

5.6.3. Служебная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4.

Наименование вида документа - СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА печатается полужирным шрифтом № 14 прописными буквами от левой границы текстового поля; отделяется от предыдущего рек­визита бланка «на № _______от__________» двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами. Под наименованием вида документа ставится дата его написания.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита двумя - тре­мя одинарными межстрочными интервалами, печатается с про­писной буквы шрифтом № 14 через один одинарный межстроч­ный интервал от левой границы текстового поля; точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка тремя одинарными межстроч­ными интервалами и печатается обычным шрифтом № 14 через один одинарный межстрочный интервал.

5.6.4. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа.

5.6.5. Служебные записки, как правило, подписываются ис­полнителем (разработчиком). При необходимости служебная за­писка может быть подписана или завизирована непосредственным руководителем исполнителя документа. Образец служебной записки приведен в приложении № 21 к настоящей Инструкции.
5.7. Телеграммы
5.7.1. Телеграмма, телетайпограмма (далее по тексту теле­грамма) составляется в тех случаях, когда отправление докумен­тов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

5.7.2. Подлинность текста поступившей телеграммы обеспечивается программно-техническими средствами Госкомсвязи России.

5.7.3. Телеграммы печатаются четко и без помарок на одной стороне телеграфного бланка или на светлой бумаге, шрифтом № 16, прописными буквами, подписываются главой муниципального образования Темрюкский район или его заместителями.

5.7.4. В телеграммах содержатся следующие реквизиты:

указание на категорию телеграммы;

отметка о виде телеграммы;

телеграфный адрес получателя (указывается в верхнем пра­вом углу);

текст (содержание телеграммы);

регистрационный делопроизводственный номер, дата регист­рации;

подпись;

адрес, наименование отправителя, расчетный счет, дата (по­мещаются под чертой);

Дату телеграммы печатают на последней строке документа арабскими цифрами в следующей последовательности: число, ме­сяц, год. Между цифрами точки не ставятся.

5.7.5. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание. В частности, отрицание «НЕ» опускать нельзя). Можно использовать сокращенные знаки препинания. Например:

точка - ТЧК

запятая - ЗПТ

двоеточие - ДВТЧ

кавычки - КВЧ

скобки - СКБ

номер - НР
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Сочетание из цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.

Лексические особенности телеграмм:

не используются сложные, многословные предложения, ха­рактерные для деловых писем;

выбор делается в пользу более коротких слов;

предпочтение отдается нейтральной и конкретной деловой лексике, употребление которой не вызывает ее различных толко­ваний;

не рекомендуется использовать избыточную лексику, не не­сущую новой информации.

Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать одной машинописной страницы.

5.7.6. Копия отправляемой телеграммы визируется исполнителем и руководителем структурного подразделения администра­ции на лицевой стороне последнего листа в нижней его части.

5.7.7. Подписанные телеграммы (кроме поздравительных) регистрируются в приемной руководителя структурного подразделения администрации, подписавшего ее.

5.7.8. Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, ад­ресованные в несколько пунктов и адресов, могут иметь подпись только в одном экземпляре и копироваться по количеству адресов.

5.7.9. Телеграммы, подписанные главой муниципального образования Темрюкский район, его заместителями, принимаются для отправки общим отделом управления делами в двух экземплярах. Первый экземпляр телеграммы отправляется адресату, второй, с подписью должностного лица и визой работника, подготовившего документ, остается в отделе и прикладывается к отчету для муниципального учреждения «Централизованная бухгалтерия».
5.8. Телефонограммы
5.8.1. Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получате­лем.

5.8.2. Официальность поступившей телефонограммы опреде­ляется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой теле­фонограммы;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица,

отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму в регистрационной форме (журнале регистрации);

входящим регистрационным номером полученной телефоно­граммы.

5.8.3. Телефонограммы рекомендуется использовать для опе­ративного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.)

5.8.4. Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефо­нов.

5.8.5. В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

5.8.6. При отсутствии бланков телефонограмма записывается в регистрационный журнал следующим образом: должность, инициалы, фамилия, номер телефона работника, передавшего те­лефонограмму, текст телефонограммы, должность, инициалы, фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма.

5.8.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей техники, а затем расшифрована и отпечатана.

Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением в конце передачи.

5.8.8. Требования к изложению текста телефонограмм анало­гичны к изложению текстов телеграмм.

Образец оформления телефонограмм приведен в приложении № 22 к настоящей инструкции.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   17

Похожие:

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег»
В целях упорядочения деятельности администрации муниципального образования «Толонский наслег» и в целях повышения эффективности и...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение
Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования...
Администрации муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия (далее – Инструкция) устанавливает требования к документированию...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района
Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, Уставом Новохоперского муниципального района, Регламентом...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования...
Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации
Признать утратившим силу Постановление Администрации мо «Канинский сельсовет» нао от 07. 04. 2010 №8 «Об утверждении инструкции по...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального...
Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения...
«Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения...
«Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству пермь 2005
Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
www.filling-form.ru

Поиск