Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования


НазваниеИнструкция по делопроизводству администрации муниципального образования
страница1/17
ТипИнструкция
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   17


ПРИЛОЖЕНИЕ
УТВЕРЖДЕНА

постановлением администрации

муниципального образования

Темрюкский район

от 30.03.2010 № 500


ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ


администрации муниципального образования

Темрюкский район
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Деятельность администрации муниципального образования Темрюкский район обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией органа власти, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей между структурными подразделениями администрации и организациями.

1.2. Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования Темрюкский район (далее - Инструкция) является нормативным документом, регламентирующим организацию делопроизводства и рационального документооборота в администрации муниципального образования Темрюкский район. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или направления в дело (сдачи на хранение в архив) образует документооборот администрации. Правильная его организация влияет на повышение четкости и оперативности работы управленческого аппарата, своевременность принятия решений по различным вопросам жизнедеятельности муниципального образования.

Правила работы с документами ограниченного распростра­нения устанавливаются специальными инструкциями.

1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, требованиями к оформлению документов ГОСТа, нормативно-методическими документа­ми Федерального архивного агентства, законами Краснодарского края, а также на основании постановлений главы администрации (губернатора) Краснодарского края.

1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носите­ля, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

Применяемые автоматизированные (компьютерные) техно­логии обработки документированной информации должны отве­чать требованиям настоящей Инструкции.

Правила работы в системах автоматизированной обработки документации излагаются в руководствах по использованию этих систем.

1.5. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой тех­нической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с до­кументами в администрации муниципального образования Темрюкский район (далее – администрация) осуществляются управлением делами, на которое возложены функ­ции по документационному обеспечению управления.

1.6. Переписка между структурными подразделениями администрации по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допуска­ется.

1.7. Не допускается работа с документами администрации вне служебных помещений.

1.8. Служебная информация, содержащаяся в документах, не подлежит разглашению (распространению).

Сведения, содержащиеся в служебных документах, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностного лица, работающего с документами.

1.9. Выдача копий правовых актов осуществляется ответственным сотрудником общего отдела с разрешения начальника общего отдела управления делами администрации.

1.10. Руководители структурных подразделений администрации несут ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, со­хранность документов.

1.11. При утрате документов руководитель структурного подразделения администрации назначает служебное расследование, о результатах которого информирует заместителя главы муниципального образования Темрюкский район.

1.12. При увольнении или переходе на другую работу сотрудник должен передать числящиеся за ним документы своему руко­водителю или по его поручению другому сотруднику.

1.13. Вновь принятые сотрудники, деятельность которых свя­зана со служебными документами, в обязательном порядке долж­ны быть ознакомлены руководителем структурного подразделения администрации с настоящей Инст­рукцией.
2. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. Служебные документы, как правило, должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов, расположенных в установленном порядке (приложения № 1, 2).

Документы, издаваемые от имени двух или более организа­ций, как правило, оформляются на стандартных листах бумаги форматом А4 без специального бланка.

Порядок изготовления, учета и использования специальных бланков администрации изложен в подразделе 5.1 раздела 5 настоя­щей Инструкции.

2.2. Каждому виду документа должен соответствовать пере­чень обязательных реквизитов. Состав и требования к оформле­нию реквизитов определяются унифицированной системой организационно-распорядительной документации, введенной в дей­ствие постановлением Госстандарта России. Состав реквизитов
документов и схемы их расположения приведены в приложениях № 1 - 3 к настоящей Инструкции.

2.3. Наименование органа (должностного лица) – автора служебного документа - указывается на бланках документов.

2.4. Наименование вида документа, как правило, указывается на бланках служебных документов (кроме отдельных видов служебных писем). При отсутствии его на бланке данный реквизит печатается прописными буквами согласно схеме расположе­ния реквизитов.

2.5. Датой служебного документа является дата его подпи­сания или утверждения, для протокола - дата заседания (приня­тия решения), для акта - дата события. Служебные документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

2.6. Дату служебного документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разде­ленными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 28 июня 2010 года следует оформлять следующим образом: 28.06.2010.

Словесно-цифровой способ оформления даты (28 июня 2010 года) применяется при ссылке на правовые акты и документы вышестоящих организаций.

2.7. В служебных документах (доверенностях, гарантийных письмах и т.д.), содержащих сведения финансового характера, в договорах, соглашениях предпочтительным является словесно-цифровой способ оформления дат: 8 ноября 2010 года.

Все служебные отметки на документе, связанные с его про­хождением и выполнением, должны датироваться и подписывать­ся.

2.8. Регистрационный номер отправляемого документа состоит из утвержденного электронного индекса структурного подразделения администрации, порядкового номера отправляемого документа, двузначного цифрового изображения года и порядкового номера дела по номенклатуре (03 – 327/10 – 05).

2.9. Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Длина строки, входящей в наименование адресата, не должна превышать 9-10 см и ограничивается верхней и правой границами текстового поля. Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления организациям, не входящим в структуру органов исполни­тельной власти Краснодарского края и в органы местного самоуправления муниципального образования Темрюкский район.

2.10. Адресат указывается на отправляемых документах (письмах). Наименование организации (структурного подразде­ления) указывают в именительном падеже, должность лица и его фамилию указывают в дательном падеже. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают перед фамили­ей. Например:





1 интервал
2 интервала

Департамент по финансам, бюджету

и контролю Краснодарского края






Первому заместителю

руководителя департамента

С.В.Гостеву

или




Первому заместителю руководителя

департамента по финансам, бюджету

и контролю Краснодарского края

С.В.Гостеву



2.11. При адресовании документа физическому лицу указы­вают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например:
Бояджан О.В.

Верхняя ул., д.4, кв. 1,

ст-ца Старотитаровская,

Темрюкский район,

Краснодарский край, 353532
2.12. Если письмо отправляют в несколько однородных организа­ций, то их следует указывать обобщенно. Например:
Руководителям структурных

подразделений администрации

муниципального образования

Темрюкский район
2.13. Письмо не должно содержать более четырех адреса­тов. При этом каждый экземпляр письма должен быть подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, под­черкивается. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатом не пишется.

При направлении письма более чем в четыре адреса состав­ляется реестр адресатов для рассылки документа и на каждом документе печатается только один адрес. В этом случае допуска­ется направлять адресатам копии документов.

2.14. В состав реквизита «Адресат» может входить почто­вый адрес. При этом соблюдается следующий порядок написания адреса:

наименование адресата (наименование организации);

название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры;

название населенного пункта, области, края, автономного округа (области), республики;

название страны (для международных отправлений);

почтовый индекс. Например:
Государственное унитарное

предприятие Краснодарского края

«Краснодаркраймедтехника»

Красноармейская ул., 60,

г. Краснодар, 350000
2.15. На документах, подлежащих утверждению, гриф ут­верждения располагают в правом верхнем углу первого листа до­кумента.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, ут­верждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и да­ты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ

Глава

муниципального образования

Темрюкский район

(подпись) (инициалы, фамилия)

дата
2.16. При необходимости документ может утверждаться постановлением, распоряжением администрации муниципального образования Темрюкский район, приказом руководителя (структурного подразделения администрации с правом юридического лица), протоколом.

При этом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕ­НО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:


УТВЕРЖДЕНО

постановлением администрации

муниципального образования

Темрюкский район

от 04.03.2010 № 345

или

УТВЕРЖДЕН

приказом начальника

управления образованием

от 23.12.2007 № 8
Реквизиты «Гриф утверждения», «Гриф одобрения», слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» со ссылкой на номер и дату документа распо­лагаются в правом верхнем углу первого листа документа и печа­таются без кавычек.

2.17. Слово УТВЕРЖДЕНО (УТВЕРЖДАЮ, ОДОБРЕНО, СОГЛАСОВА-НО, ПРИЛОЖЕНИЕ) печатается прописными буквами и отделяется от последующих строк реквизита одинарным межстрочным интервалом.

Остальные строки многострочного реквизита печатаются строчными буквами через один одинарный межстрочный интер­вал, за исключением личной подписи, инициалов и фамилии, ко­торые рекомендуется располагать через два межстрочных интер­вала от предыдущей строки реквизита. Допускается центрирова­ние данного реквизита относительно самой длинной строки.

При наличии нескольких грифов утверждения или согласова­ния их располагают на одном уровне.

2.18. Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. В случаях, когда со­держание документа затрагивает интересы нескольких организа­ций, составляется лист согласования.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается доку­мент (включая наименование организации), личную подпись, инициалы, фамилию и дату согласования. Например:
СОГЛАСОВАНО

Заместитель главы

муниципального образования

Темрюкский район

(подпись) (инициалы, фамилия)

дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом или другим документом, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания экспертной

комиссии администрации

муниципального образования

Темрюкский район

от 19.12.2009 № 6
Согласование документа может оформляться не только гри­фом, но и визой согласования. Виза включает в себя должность визирующего документ, подпись, инициалы, фамилию, дату ви­зирования. Например:
Начальник управления

экономики и прогнозирования (подпись) (инициалы, фамилия)

дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют сле­дующим образом:
Начальник Замечания прилагаются

правового управления (подпись) (инициалы, фамилия)

дата
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

2.19. Заголовок (наименование) составляется в основном ко всем документам (кроме телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, напечатанных на листах бумаги формата А5).

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается че­рез один одинарный межстрочный интервал.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание до­кумента. Он формулируется с помощью отглагольных существи­тельных в предложном падеже. Например:
О направлении...

Об отмене...

О состоянии...
Заголовок к тексту документа отделяется от реквизита бланка двумя, тремя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через один одинарный межстрочный интервал с прописной буквы. Заголовок в ка­вычки не заключается, точка в конце заголовка не ставится.

2.20. Текст отделяется от заголовка двумя-тремя одинарными межстрочными интервалами.

Текст документа может оформляться в виде связного тек­ста, таблицы, анкеты или соединения этих структур.

Текст документа должен обеспечивать точное и однознач­ное восприятие изложенной в нем информации.

2.21. Для языка служебного документа характерны:

лаконичность;

точность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

применение общепринятых (стандартных) словосочетаний;

использование прямого порядка слов в предложении;

замена местоимений существительными;

употребление в распорядительных документах глаголов не­определенной формы: «поручить», «утвердить», «рекомендо­вать», «предложить» и т. д.;

единообразие в написании имен, географических названий, наименований должностей, учреждений;

строгий лексический отбор.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелите­ратурного словоупотребления, а также в значениях, традицион­ных именно для служебных документов, соответствующих общей тенденции стандартизации делового языка.

2.22. При направлении документа в адрес конкретного долж­ностного лица необходимо начинать текст с персонального об­ращения к адресату с использованием слов «уважаемый» или «уважаемая». Например:
Уважаемый Михаил Юрьевич!
Допускается также обращение с использованием слов «гос­подин», «госпожа». При этом указывается только фамилия того, к кому обращаются. Например:
Уважаемый господин Савельев!
или
Господин Савельев!
2.23. При подготовке текстов служебных документов приме­няется текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше (далее - Word 6.0) с использованием шрифтов Times New Roman № 14. Для оформления табличных материалов разрешается использовать шрифт № 12 через один одинарный межстрочный интервал (в исключительных случаях - через два интервала).

Для печатания служебных документов используются стан­дартные листы бумаги формата А4 или А5. Верхняя и нижняя границы текстового поля документа должны составлять 20 мм, левая граница - 30 мм, правая - 10 мм (приложение № 4). Пер­вая строка абзаца начинается на расстоянии 15 мм от левой гра­ницы текстового поля.

В конце текста письма, перед подписью, возможно употреб­ление слов «С уважением». Эти слова пишутся с прописной бук­вы с абзаца от левой границы текстового поля документа. Знаки препинания после них не ставятся.

2.24. Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления - просьбу без пояснения, справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

2.25. При необходимости ссылки в тексте отрабатываемого документа на документы других организаций или ранее издан­ные, их реквизиты указывают в следующей последовательности: наименование документа, наименование организации- автора документа, дату, регистрационный номер, заголовок.

2.26. При наличии в тексте ссылки на сноску она оформля­ется звездочкой или цифрой с закрывающей круглой скобкой. Текст сноски печатается через один одинарный интервал в конце каждой страницы или после текста в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце сноски ставится точка.

2.27. При оформлении документа на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа араб­скими цифрами. Образец приведен в приложении № 5 к настоя­щей Инструкции.

2.28. В правовых актах, а также документах, адресованных руководителям организаций, текст излагают от первого лица единственного числа. Например:
«постановляю», «приказываю», «прошу», «предлагаю».
Текст протокола излагают от первого лица множественного числа. Например: «слушали», «выступили», «постановили».

В положениях, инструкциях, а также актах, справках ис­пользуют форму изложения текста от третьего лица единственно­го или множественного числа. Например:
отдел осуществляет функции

комиссия установила
В письмах используют формы изложения от первого лица множественного числа, например: «Направляем на рассмотре­ние»; от первого лица единственного числа, например: «Прошу выделить»; от третьего лица единственного числа, например: «Архивный отдел считает необходимым».

Тексты документов могут оформляться в виде таблиц. Гра­фы и строки таблиц должны иметь заголовки, выраженные име­нем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и, начиная со второй страницы, пе­чатаются только номера этих граф.

2.29. Даты и календарные сроки в текстах правовых актов администрации муниципального образования Темрюкский район, ак­тов, служебных писем, приказов, протоколов заседаний (совещаний) и документов, содержащих сведения финансового характе­ра, рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом:

13 мая 2011 года; в мае 2011 года; в первом полугодии 2010 года; в первом квартале 2010 года; но: за 11 месяцев 2010 года, в 2004 году, бюджет на 2011 год, с 1999 по 2001 год, в 2010-2012годах.

Цифровой способ написания дат используется при визирова­нии, написании резолюции, проставлении отметок о прохожде­нии и выполнении документа, передаче телефонограмм, оформ­лении заказов на размножение документов и в иных случаях. При этом дата проставляется: день месяца и месяц - двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год - четырьмя арабскими цифрами, например: 09.08.2004.

На документах, оформленных на стандартных листах бумаги, дата проставляется под наименованием должности лица, подпи­савшего документ.

2.30. Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с пропис­ной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числи­тельное при этом не имеет наращения:

8 Марта

1 Мая.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: восьмой раунд переговоров, второе полугодие.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифра­ми, пишутся с наращением:

8-й ряд

90-е годы

в 20-х числах апреля.

2.31. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения:

инвалид II группы

специалист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, следует писать цифрами и словами. При этом словесное выражение суммы заключается в скобки и склоняется. Например: «Оплатить расходы в сумме 29578 (двадцати девяти тысяч пяти­сот семидесяти восьми) рублей».

Существительное после дробного числа согласуется с дроб­ной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа:

36,7 процента

28,5 метра.

2.32. При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»:

10 автомобилей

50 рабочих.

Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся:

150-летие

3-дневный

18-летие

двухнедельный.

2.33. Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки но­мера, процентов и т.п. без цифр. Когда цифры пишутся словами, знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами:

50%

пятьдесят процентов.

Знаки №, % и т.п. при нескольких числах (то есть когда они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр:

30-40%

№ 5-7.

2.34. В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные:

Восьмое марта

Новый год

День экономиста

День российской печати.

Исключения:
День Победы

Рождество Христово

2.35. Мужские фамилии на твердую или мягкую согласную, мужские и женские фамилии на неударную –а, -я, мужские и женские славянские фамилии на ударную –а, -я склоняются:

Коломиец-Коломийца;

Гринь-Гриня;

Кравчук – Кравчука (Олега)

Дей-Дея;

Неруда-Неруды;

Петрарка-Петрарки;

Головня-Головни;

Лобода-Лободы

Женские фамилии на твердую или мягкую согласную, неславянские фамилии на ударную -а, -я не склоняются:

Кравчук Ирины, Дюма, Золя

2.36. В правовых актах, при написании служебных писем следует избегать упот­ребления сокращенных слов.

Подпись является обязательным реквизитом докумен­та. Документы подписываются должностными лицами в соответ­ствии с предоставленными им полномочиями.

Служебные документы, направляемые в федеральные орга­ны государственной власти, органы государственной власти Краснодарского края подписываются главой муниципального образования Темрюкский район или его заместителями.

2.37. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное — если документ оформлен не на бланке, сокращенное — если на бланке; при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись, инициалы, фамилия.

На­пример:
Заместитель главы

муниципального образования

Темрюкский район (подпись) (инициалы, фамилия)

или на бланке финансового управления администрации муниципального образования Темрюкский район
Начальник управления (подпись) (инициалы, фамилия)

Наименование должности в реквизите «Подпись» печатается от левой границы текстового поля через один одинарный меж­строчный интервал. Инициалы и фамилия располагаются на уровне последней строки наименования должности у правой гра­ницы текстового поля. Между инициалами и фамилией пробел не ставится.

2.38. При подписании документа несколькими лицами раз­ных должностей их подписи располагают одну под другой в по­следовательности, соответствующей занимаемой должности. На­пример:
  1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   17

Похожие:

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования «Толонский наслег»
В целях упорядочения деятельности администрации муниципального образования «Толонский наслег» и в целях повышения эффективности и...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение
Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в Администрации муниципального образования...
Администрации муниципального образования «Тункинский район» Республики Бурятия (далее – Инструкция) устанавливает требования к документированию...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации Новохоперского муниципального района
Воронежской области, исполнительных органах государственной власти области, Уставом Новохоперского муниципального района, Регламентом...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования...
Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации
Признать утратившим силу Постановление Администрации мо «Канинский сельсовет» нао от 07. 04. 2010 №8 «Об утверждении инструкции по...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации Семилукского муниципального...
Воронежской области от 11. 11. 2013 416-у «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в правительстве Воронежской области, исполнительных...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения...
«Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения...
«Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...

Инструкция по делопроизводству администрации муниципального образования iconИнструкция по делопроизводству пермь 2005
Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
www.filling-form.ru

Поиск