Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования городского поселения «Синдор» Общие положения


НазваниеИнструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования городского поселения «Синдор» Общие положения
страница1/7
ТипИнструкция
www.filling-form.ru > Бланки > Инструкция
  1   2   3   4   5   6   7
УТВЕРЖДЕНА

распоряжением руководителем администрации муниципального образования городского поселения «Синдор»
от 06 июля2015 г. № 66-Р

(приложение)

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в администрации муниципального образования городского поселения «Синдор»


  1. Общие положения


1.1. Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.

Инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в местной администрации (далее – администрация).

1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, в том числе электронных документов, подготовка, обработка, хранение и использование которых осуществляется в системе электронного документооборота (далее - СЭД).

1.3. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за

соблюдением установленного порядка работы с документами в администрации осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления, либо лицом, назначенным приказом руководителя администрации ответственным за делопроизводство (далее – служба делопроизводства).

1.4. Функции, задачи, права и ответственность службы делопроизводства регламентируются положением о ней, должностные обязанности специалистов службы делопроизводства и специалистов, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях администрации, устанавливаются должностными инструкциями.

1.5. Инструкция утверждается администрации после согласования с экспертно-проверочной комиссией архивного органа , (далее соответственно – ЭПК и архивный орган).

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами возлагается на руководителя администрации городского поселения «Синдор».

1.7. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.8. Работа с секретными документами и шифротелеграммами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями.

Обработка такой информации, подготовка и изготовление ее копий осуществляются только на специальных технических средствах.

1.9. Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами (инструкциями, положениями, правилами), утверждаемыми руководителем администрации.

1.10. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения руководителя администрации.

1.11. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или

в случае увольнения, перемещения по службе специалисты администрации обязаны передать все находящиеся у них документы специалисту, ответственному за делопроизводство, или другому специалисту по указанию руководителя.
2. Основные понятия
2.1. В Инструкции используются следующие основные понятия:

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в администрации муниципального образования городского поселения «Синдор»;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел,

формируемых в органе местного самоуправления, с указанием сроков их хранения;

дело – совокупность документов (отдельный документ), относящихся к

одному вопросу или участку деятельности администрации;

служба делопроизводства – структурное подразделение администрации муниципального образования городского поселения «Синдор», на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях администрации;

электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме, в том числе подготовленный на шаблоне электронного документа в соответствии с инструкцией по делопроизводству в соответствующем органе местного самоуправления;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронный образ документа создается путем применения технологии сканирования;

сканирование документа – получение электронного образа документа;

система электронного документооборота – информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним;

электронный документооборот – документооборот с применением системы электронного документооборота;

шаблон электронного документа – бланк документа, представленный в электронной форме.

2.2. Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным законодательством Российской Федерации.


  1. Создание документов в администрации городского поселения «Синдор»


Правила документирования информации и оформления документов являются едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном виде (электронных документов).

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы, создаваемые в администрации на бумажном носителе, оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

3.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4, А5.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

35 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

3.1.3. В администрации применяются следующие бланки:

- общий бланк (для оформления справок, докладных записок, планов,

отчетов, сводок с угловым или продольным расположением реквизитов);

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжения) с продольным расположением реквизитов.

3.1.4. В зависимости от расположения реквизитов устанавливаются два варианта бланков – угловой и продольный: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном – посередине листа вдоль верхнего поля.

Реквизиты бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равноудалены от границ зоны расположения реквизитов) или флаговым способом (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

3.1.5. Бланки с воспроизведением Государственного герба Республики Коми, герба муниципального образования изготавливаются полиграфическими предприятиями по заказам администрации.

Изготовление гербовых бланков средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

3.1.6. Гербовые бланки администрации подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляются порядковые номера. Учет бланков ведется раздельно по видам бланков в журнале учета поступления бланков (приложение № 1 к настоящей Инструкции).

3.1.7. Номерные гербовые бланки используются строго по назначению,

подлежат учету службой делопроизводства и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

3.1.8. Состав видов и формы бланков, применяемых в администрации, утверждаются руководителем по представлению службы делопроизводства. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков осуществляется по разрешению (поручению) руководителя органа местного самоуправления. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы делопроизводства вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.1.9. Гербовые бланки не применяются для подготовки документов, подписываемых несколькими руководителями различных органов управления.

3.1.10. Организация работы по изготовлению и учету гербовых бланков

администрации возлагается на хозяйственную службу, которая:

- получает от службы делопроизводства заявки на изготовление гербовых бланков, а также, при необходимости, их образцы (макеты);

- оформляет заказы на изготовление печатно-бланочной продукции в

типографии;

- осуществляет получение, учет поступления изготовленных гербовых

бланков и выдачу их в службу делопроизводства.

3.1.11. Бланки выдаются специалистам, ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях администрации (далее – структурное подразделение), под роспись в журнале учета выдачи бланков (приложение № 2 к настоящей Инструкции).

В структурных подразделениях бланки используются строго по назначению и хранятся в надежно запираемых шкафах.

Передача бланков другим организациям и лицам не допускается.

Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность

их использования несут специалисты, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, и руководители структурных подразделений.

По мере необходимости испорченные номерные гербовые бланки списываются комиссией с составлением акта, который подписывается членами комиссии (в составе не менее трех человек) и утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения. После утверждения акта (приложение № 3 к настоящей Инструкции) испорченные гербовые бланки уничтожаются. Один экземпляр акта передается в службу делопроизводства.

Невостребованные гербовые бланки возвращаются в службу делопроизводства.

3.2. Шаблоны электронных документов

Электронный документ создается в соответствии с установленным перечнем управленческих документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов (далее – перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляется в форме электронных документов), и оформляется на шаблоне электронного документа.

Создаваемые электронные документы оформляются с использованием шаблонов электронных документов. Образцы шаблонов электронных документов утверждаются руководителем администрации.

Шаблон электронного документа должен иметь все необходимые реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением изображения герба республики, герба муниципального образования.

Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, указанные в пункте 3.3 настоящей Инструкции, за исключением реквизитов «герб Республики Коми», «герб муниципального образования» и «оттиск печати».

Корректировка постоянных реквизитов (трафаретная часть) шаблона электронного документа не допускается.

3.3. Оформление реквизитов документов

Документы, создаваемые администрацией, имеют стабильный состав реквизитов, их расположение и оформление. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности в органах местного самоуправления, являются:

1) Государственный герб Республики Коми, герб муниципального образования;

2) наименование органа местного самоуправления;

3) должность лица, подписавшего документ;

4) подпись должностного лица;

5) вид документа;

6) место составления (издания) документа;

7) справочные данные об органе местного самоуправления;

8) адресат;

9) дата документа;

10) регистрационный номер документа;

11) заголовок документа;

12) текст документа;

13) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

14) отметка о наличии приложения;

15) гриф согласования;

16) виза;

17) гриф утверждения;

18) оттиск печати;

19) отметка о заверении копии;

20) отметка об исполнителе;

21) указания по исполнению документа;

22) отметка о контроле документа;

23) отметка об исполнении документа;

24) отметка о поступлении документа;

25) отметка о конфиденциальности.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например, отметка о поступлении документа в орган местного самоуправления, отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и другие. Правила оформления реквизитов документов определены в приложении № 4 к настоящей Инструкции.


  1. Подготовка и оформление проектов муниципальных правовых актов городского поселения «Синдор»


В соответствии со статьей 43 Федерального закона от 6 октября 2003 г. № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» в систему муниципальных правовых актов входят:

- устав муниципального образования, правовые акты, принятые на местном референдуме (сходе граждан);

- нормативные и иные правовые акты представительного органа муниципального образования;

- правовые акты главы муниципального образования, администрации и иных органов местного самоуправления и должностных лиц местного самоуправления, предусмотренных уставом муниципального образования.

Порядок внесения проектов муниципальных правовых актов, перечень

и форма прилагаемых к ним документов устанавливаются нормативным правовым актом органа местного самоуправления, на рассмотрение которого вносятся указанные проекты.

4.1. Подготовка и оформление проектов правовых актов представительного органа муниципального образования

4.1.1. Представительный орган муниципального образования по вопросам, отнесенным к его компетенции федеральными законами, законами Республики Коми, уставом муниципального образования, принимает правовые акты в виде решений.

4.1.2. Проекты правовых актов представительного органа муниципального образования вносятся на его рассмотрение с пояснительной запиской, в которой излагаются мотивы внесения проекта, обоснование необходимости его разработки и принятия, состояние законодательства в данной сфере правового регулирования, характеристика и содержание проекта, наличие разногласий, возникших в ходе его согласования, поступившие экспертные заключения и результаты их проработки, оценка возможных последствий принятия предлагаемых решений, а также предложения по отмене или изменению правовых актов представительного органа муниципального образования.

При необходимости к пояснительной записке прилагаются справочные и аналитические материалы, связанные с подготовкой проекта правового акта представительного органа муниципального образования, его финансово-экономическое обоснование, если реализация проекта потребует дополнительных финансовых или иных затрат.

4.1.3. Проекты правовых актов представительного органа муниципального образования в случае необходимости могут содержать пункт о контроле за их исполнением.

4.1.4. Проекты правовых актов представительного органа муниципального образования и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм) с использованием текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним формате, шрифтом Times New Roman размером № 14 (межстрочный интервал – одинарный) (приложения № 5 и 6 к настоящей Инструкции).

Верхнее поле документа должно составлять 20 мм, левое поле – 35 мм,

правое – 10 мм, нижнее – не менее 20 мм.

Для приложений, оформленных в виде таблицы, допустима альбомная

ориентация страницы. В этом случае размеры полей составляют не менее: 30 мм – верхнее, 10 мм – левое, правое, нижнее.

4.1.5. Проекты правовых актов представительного органа муниципального образования имеют следующие реквизиты:

- слово «Проект» – печатается в правом верхнем углу у границы правого поля;

- наименование лица или органа, издающего документ, – указывается в соответствии с уставом муниципального образования, выравнивается по центру страницы, например:

  1   2   3   4   5   6   7

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования городского поселения «Синдор» Общие положения iconИнструкция по кадровому делопроизводству в администрации Новоямского...
В целях упорядочения работы с документами по личному составу в администрации Новоямского сельского поселения, создания эффективной...

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования городского поселения «Синдор» Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение
Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую...

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования городского поселения «Синдор» Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения...
«Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования городского поселения «Синдор» Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения...
«Село Лончаково» Бикинского муниципального района и руководствуясь распоряжением Губернатора Хабаровского края от 23. 01. 2008 №14-р...

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования городского поселения «Синдор» Общие положения iconИнструкция по делопроизводству Общие положения
Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования городского поселения «Синдор» Общие положения icon1. Общие положения
Администрации городского поселения город Мелеуз муниципального района Мелеузовский район Республики Башкортостан

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования городского поселения «Синдор» Общие положения iconСтатья Общие положения Порядок работы с обращениями граждан, объединений...
Постановление администрации Туапсинского городского поселения Туапсинского района

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования городского поселения «Синдор» Общие положения iconПос. Софрино, ул. Почтовая, дом 4
«О назначении на должность руководителя администрации городского поселения Софрино», от 25. 12. 2014 №7/42 «Об утверждении структуры...

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования городского поселения «Синдор» Общие положения iconОтчет главы Краснокамского городского поселения главы администрации...
Краснокамского городского поселения – главы администрации Краснокамского городского поселения и деятельности администрации Краснокамского...

Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования городского поселения «Синдор» Общие положения iconПостановление администрации нытвенского городского поселения
В соответствии с Положением «о благодарственном письме главы администрации Нытвенского городского поселения», утвержденным постановлением...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
www.filling-form.ru

Поиск