Инструкция по делопроизводству в администрации


НазваниеИнструкция по делопроизводству в администрации
страница1/7
ТипИнструкция
www.filling-form.ru > Бланки > Инструкция
  1   2   3   4   5   6   7


АДМИНИСТРАЦИЯ

МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«КАНИНСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ»

НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от 19.09.2011 № 39

село Несь, Ненецкий автономный округ
Об утверждении инструкции по

делопроизводству в Администрации

МО «Канинский сельсовет» НАО

Администрация МО «Канинский сельсовет» НАО ПОСТАНОВЛЯЕТ:
1. Признать утратившим силу Постановление Администрации МО «Канинский сельсовет» НАО от 07.04.2010 № 8 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в Администрации МО «Канинский сельсовет» НАО»
2. Утвердить прилагаемую инструкцию по делопроизводству в Администрации МО «Канинский сельсовет» НАО.
3. Настоящее Постановление подлежит официальному опубликованию в информационном бюллетене «Канинский вестник».
4. Контроль за исполнением оставляю за собой.

Глава МО

«Канинский сельсовет» НАО Б.Н. Коткин

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ
МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «КАНИНСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ» НЕНЕЦКОГО АВТОНОМНОГО ОКРУГА

2011 ГОД


ОГЛАВЛЕНИЕ


НАИМЕНОВАНИЕ

Стр.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

2

2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ.

3

2.1. Бланки документов Администрации.

3

2.2. Реквизиты документов.

3

3. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ПРАВОВЫХ АКТОВ

15

3.1. Порядок подготовки правовых актов главы Администрации и Администрации.

15

3.2. Порядок работы с проектами муниципальных правовых актов.

17

3.3. Особенности оформления правовых актов Главы МО и Администрации.

18

4. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

19

4.1. Положения, правила, инструкции

19

4.2. Протокол

19

4.3. Акт

21

4.4. Служебные письма

22

4.5. Телеграмма

22

4.6. Документы, передаваемые по факсимильной связи

23

5. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

24

5.1. Порядок приема и первичной обработки поступающих документов.

24

5.2. Предварительное рассмотрение документов

24

5.3. Регистрация поступающих документов

25

5.4. Организация обработки и передачи отправляемых документов

26

5.5. Порядок прохождения внутренних документов

26

5.6. Работа исполнителей с документами

27

6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

27

6.1. Сроки исполнения документов

28

7. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ИЗГОТОВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ С ПОМОЩЬЮ КОМПЬЮТЕРНЫХ СРЕДСТВ И ПЕЧАТАЮЩИХ УСТРОЙСТВ

29

8. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

32

9. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ, ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ, ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПОСЛЕДУЮЩЕМУ ХРАНЕНИЮ И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ

33

9.1. Номенклатура дел

34

9.2. Формирование дел

34

9.3. Оформление дел и подготовка дел к передаче на архивное хранение

36

ПРИЛОЖЕНИЕ № 1

43

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2

44

ПРИЛОЖЕНИЕ № 3

45

ПРИЛОЖЕНИЕ № 4

46

ПРИЛОЖЕНИЕ № 5

47

ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

48

ПРИЛОЖЕНИЕ № 7

48

ПРИЛОЖЕНИЕ № 8

49

ПРИЛОЖЕНИЕ № 9

50

ПРИЛОЖЕНИЕ № 10

51

ПРИЛОЖЕНИЕ № 11

52

ПРИЛОЖЕНИЕ № 12

53

ПРИЛОЖЕНИЕ № 13

54

ПРИЛОЖЕНИЕ № 14

55

ПРИЛОЖЕНИЕ № 15

58



Утверждена

Постановлением

Администрации МО

«Канинский сельсовет» НАО

от 19.09.2011 № 39
ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ МО «КАНИНСКИЙ СЕЛЬСОВЕТ» НАО
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, порядок создания и оформления документов, порядок работы с документами, определяет основные правила приема, учета, подготовки, оформления, размножения, хранения, рассылки документов, контроля за их прохождением, исполнением, списания "в дело" в Администрации МО «Канинский сельсовет» НАО (далее по тексту - Администрация), в процессе осуществления возложенных задач и функций.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, основными нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

1.3. Требования Инструкции распространяются как на традиционное (бумажное), так и на электронное делопроизводство, на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, а также с другими документами независимо от их носителей. Автоматизированные технологии обработки информации, содержащейся в документах, также должны отвечать требованиям Инструкции.

1.4. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну. Порядок ведения секретного делопроизводства и особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными инструкциями, положениями, правилами, утверждаемыми руководителем Администрации.

1.5. После рассмотрения муниципальным архивом Заполярного района и согласования экспертно-проверочной комиссией агентства по делам архивов Архангельской области Инструкция утверждается постановлением Администрации муниципального образования.

1.6. Выполнение требований настоящей Инструкции обязательно для всех работников Администрации, ответственных лиц коллегиальных и совещательных органов, созданных при Администрации. Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.

Разделы и отдельные пункты Инструкции, касающиеся общих принципов организации делопроизводства, имеют характер прямого действия и подлежат обязательному исполнению.

Работники Администрации независимо от занимаемых должностей несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

1.6. Ответственность за организацию делопроизводства в структурных подразделениях Администрации, коллегиальных и совещательных органах, созданных при Администрации возлагается на их руководителей, а также на специалистов, на которых возложены функции по ведению делопроизводства.


2. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ
2.1. Бланки документов Администрации.

2.1.1. Подготовка и оформление документов осуществляется с использованием следующих бланков:

с угловым штампом "Администрация муниципального образования «Канинский сельсовет» Ненецкого автономного округа" (Приложение № 1);

постановления главы МО «Канинский сельсовет» НАО (Приложение № 2);

постановления Администрации МО «Канинский сельсовет» НАО (Приложение № 3);

распоряжения главы МО «Канинский сельсовет» НАО (Приложение № 4)

распоряжения Администрации МО «Канинский сельсовет» НАО (Приложение № 5);

2.1.2. На бланках с угловым штампом "Администрация МО «Канинский сельсовет» НАО" оформляются служебные письма за подписью главы Администрации и заместителей главы Администрации.

2.1.3. На бланках с угловым штампом с наименованием структурного подразделения Администрации могут оформляться письма за подписью начальников этих подразделений.

2.1.4. Бланки должны использоваться строго по назначению и не могут передаваться другим лицам и организациям.

2.1.5. Каждый лист официального документа оформленный как на бланке, так и на стандартном листе изготавливается на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) должен иметь поля: левое не менее 20 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм.

Бланки документов Администрации разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов: при угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу, при продольном - посередине листа вдоль верхнего поля.

При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка.

2.1.6. Другие документы Администрации могут быть изготовлены как на бланках так и стандартных листах формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм) с применением как углового, так и продольного расположения.

2.1.7. Бланки, изготовленные на бумаге формата А3, как правило, применяются для оформления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета.

2.1.8. Бумага формата А6 используется для оформления резолюции (поручения) руководства.

2.1.9. Порядок изготовления, хранения, использования и уничтожения бланков устанавливается Администрацией.
2.2. Реквизиты документов.

Правовые акты, письма и другие документы Администрации оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", принятым и введенным в действие Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года N 65-ст, с применением следующих реквизитов:
2.2.1. Код организации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

2.2.2. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН).

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.3. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП).

Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

2.2.4. Код формы документа.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизиты, указанные в пунктах 2.2.1 - 2.2.4, включаются при необходимости (например, в финансовых документах).

2.2.5. Наименование организации.

Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Авторами документа могут быть глава муниципального образования, Администрация, структурные подразделения Администрации. Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в Уставе, положении об Администрации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

2.2.6. Справочные данные об организации.

Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

2.2.7. Наименование вида документа.

Наименование вида документа, составленного или изданного, должно быть определено настоящей Инструкцией и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

2.2.8. Дата документа.

Дата документа является обязательным реквизитом для всех видов документов. Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (регламент, план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Документы, изданные двумя или более структурными подразделениями Администрации, должны иметь одну (единую) дату.

Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 января 2011 г. следует оформлять 05.01.2011.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 января 2011 г.

Место проставления даты на документе зависит от бланка и вида документа.

2.2.9. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.2.10. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, докладная записка, акт, заключение, обзор и т.д.) и включают в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Данный реквизит располагается ниже реквизитов "дата" и "регистрационный номер".

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте ответа на поступивший документ.

2.2.11. Место составления или издания документа.

Место составления или издания документа (далее - место издания) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации" или если данные реквизиты отсутствуют. Место издания может указываться во всех документах, кроме письма, в котором эта информация помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

2.2.12. Адресат.

Реквизит "Адресат" печатается от центра текстового поля через 3 - 5 межстрочных интервалов ниже границы верхнего поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:
Администрация МО

«Канинский сельсовет» НАО

Отдел бухгалтерского учета и отчетности
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:
ОАО "Северные регионы"
Начальнику отдела

прикладных систем
П.П.ПЕТРОВУ
При адресовании письма руководителю органа государственной власти, организации и т.п. его наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору

ООО "Возрождение"
И.И.ИВАНОВУ
Если письмо адресуется организации, в реквизите "Адресат" указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
Администрация МО

«Канинский сельсовет» НАО


ул. Набережная, д. 20,

с. Несь, 166737
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
КАЛИНИНУ И.П.

ул. Садовая, д. 5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский р-н,

Тульская обл., 301264
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке, например:
Председателю садового

товарищества

"Можайские дали"
В.А.БУНЕЕВУ
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При количестве адресатов более четырех следует составлять список рассылки документа.

При адресовании документов однородным учреждениям или организациям указывать обобщенное наименование должности без фамилий, например:
  1   2   3   4   5   6   7

Похожие:

Инструкция по делопроизводству в администрации iconИнструкция по делопроизводству в администрации мо зимитицкое сельское поселение
Настоящая Инструкция по делопроизводству в Администрации Зимитицкого сельского поселения (далее – Инструкция) устанавливает единую...

Инструкция по делопроизводству в администрации iconИнструкция по делопроизводству Общие положения
Инструкция по делопроизводству (далее – Инструкция) разработана в соответствии с федеральным и краевым законодательством

Инструкция по делопроизводству в администрации iconИнструкция по делопроизводству в администрации города
Инструкция устанавливает единую систему делопроизводства, правила и порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением,...

Инструкция по делопроизводству в администрации iconИнструкция по кадровому делопроизводству содержание
Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству (далее Инструкция) составлена в целях совершенствования работы с кадровыми документами...

Инструкция по делопроизводству в администрации iconИнструкция по делопроизводству пермь 2005
Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в университете и составлена в соответствии с Примерной инструкцией...

Инструкция по делопроизводству в администрации iconИнструкция по делопроизводству в Администрации Бишкильского сельского поселения
Образец бланка распоряжения Администрации 30 Образец бланка письма Администрации 31

Инструкция по делопроизводству в администрации iconГодовой отчет о деятельности управления по кадрам и делопроизводству...
Управление по кадрам и делопроизводству администрации города осуществляет деятельность, направленную на эффективное функционирование...

Инструкция по делопроизводству в администрации iconИнструкция по судебному делопроизводству в районном суде (в ред....
Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде (далее Инструкция) разработана в целях совершенствования документационного...

Инструкция по делопроизводству в администрации iconИнструкция по делопроизводству в администрации Атнарского сельского...
Атнарского сельского поселения Красночетайского района Чувашской Республики «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации...

Инструкция по делопроизводству в администрации iconИнструкция по кадровому делопроизводству г. Москва >18. 10. 2011
Инструкция по кадровому делопроизводству в зао «Альфа» (далее – Инструкция) регламентирует организацию единого порядка кадрового...

Вы можете разместить ссылку на наш сайт:


Все бланки и формы на filling-form.ru




При копировании материала укажите ссылку © 2019
контакты
www.filling-form.ru

Поиск